Curso Introductorio a la AP, Maestría en Administración de Proyectos, UCI

En nuestro entorno laboral el manejo de proyectos es un área con poca atención didáctica y a la cual no se le da un énfasis significativo en las carreras universitarias.  Este es un punto interesante, ya que como se ha comentado en clase, a diario estamos envueltos en diferentes tipos de proyectos, tanto laborales como personales, por lo cual considero que debería ser una de las áreas de atención de la mayoría de las carreras.

Cuando incursioné en el mundo laboral el primer proyecto que tuve a cargo fue la instalación de una máquina de alta tecnología de un muy alto precio y que era indispensable para el correcto funcionamiento de un área de la compañía en el corto plazo.

En ese momento el único conocimiento que tenía acerca del manejo de proyectos era un curso que llevé en la universidad donde básicamente habíamos visto como crear los diagramas de Gantt y Pert, y la definición de la ruta crítica.   Se podría decir que no tenía clara la definición de un proyecto ni sus características.

El principal objetivo del “proyecto” en ese entonces era la entrega a tiempo, sin tomar en cuenta los otros dos elementos de la triada, principalmente el de costo, no precisamente monetario, pero si en desgaste del equipo de trabajo a la hora de tener que dar un esfuerzo extra para compensar todas los posibles atrasos que se presentaban en el camino.

Otro aspecto muy importante que no se tomaba en cuenta, al menos a mí nivel, era la creación y documentación de un “charter”.   Indirectamente se asignaban los recursos necesarios y se daba una prioridad importante, sin embargo nada de esto era documentado apropiadamente.

Además, al no conocer algunas de las buenas prácticas, no se dividía el proceso en fases, sino que se veía como un todo.  Al verlo en retrospectiva, hubiese sido muy útil hacer esta clase de divisiones, las cuales hubieran ayudado tanto a la segmentación de éste, como a una mejor comunicación a la gerencia en cuanto al progreso, ya que los reportes habrían tenido un desglose más macro de más fácil entendimiento.

La documentación de los riesgos no se llevó a cabo, por lo cual tampoco se determinó cómo actuar ante esta situación con antelación.

Otro proyecto en el que participé de una mayor magnitud, fue ser parte del equipo que trajo un nuevo procesador para su producción en Costa Rica.  En este caso, había una estructura matricial dirigida por un director del proyecto, por lo cual tenía más rasgos mejor definidos.  Sin embargo, después de los conceptos estudiados en clase es posible identificar algunas áreas de mejora.

Entre las cosas buenas de este proyecto estaba una detallada lista de entregables después de cada fase y requerimientos bien definidos y medibles de la calidad esperada de la transferencia que se llevaba a cabo.  Además, en los requerimientos para considerar el proyecto como finalizado estaba la documentación y entrega de procesos y procedimientos, lo cual contribuía a incrementar los activos de la empresa.

Algunas de las cosas que se pudieron haber manejado de una mejor forma fueron el manejo del cronograma, el cual variaba frecuentemente, creando incertidumbre; los factores de éxito del proyecto de igual manera se componían principalmente del tiempo de entrega y el alcance, dejando por fuera el costo en su evaluación final. 

Además, me parece que no se dio una adecuada recopilación de las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto.  Este punto me parece que es uno de los más débiles a nivel de ejecución de proyectos, y a la vez uno de los cuales se le da una menor importancia, con lo cual se pierde una gran cantidad de valiosa información, que podría ayudarnos a hacer las cosas de una mejor manera en el futuro.  El ex- campeón mundial de ajedrez José Raúl Capablanca en una de sus más recordadas frases citaba  “De pocas partidas ganadas tengo aprendido tanto como de la mayoría de mis derrotas."  En esta frase nos resalta la importancia de analizar los proyectos al final de estos para aprender de todas las situaciones que se dieron en ellos.

En la actualidad el puesto que desempeño está más relacionado con la integración de esfuerzos para alcanzar objetivos determinados.   Entre las mejores prácticas del PMBOK que he estado tratando de implementar se encuentra la definición del chárter, el cual nos garantiza el respaldo de un sponsor que contribuya a destinar la cantidad de recursos necesarios para la implementación del mismo.   Además nos ayuda a definir metas, cronograma y objetivos claros.  Además, la división de fases con claros entregables nos permite evaluar de una mejor manera el progreso de los proyectos.

Otra área que considero fundamental es aplicar las habilidades interpersonales mencionadas en el anexo G del PMBOK, las cuales resumiría con una frase usada por mi primer jefe, en la que nos decía que su trabajo era el de ser un facilitador para que nosotros pudiéramos llevar las tareas que se nos asignaban de la mejor manera.  Me parece que este pensamiento integra muchas de las habilidades mencionadas en este aspecto.

Como conclusión, considero que esta maestría nos abre los ojos a toda la gama de actividades que deben llevarse a cabo en la administración de proyectos y nos va indicando de una manera estructurada cuales son las mejores prácticas que deben llevarse a cabo de una manera integral.